Робочий день промайнув непомітно, а ви так і не встигли зробити багато важливих справ. На що було витрачено ваш час – ви, напевно, і не згадаєте. Як же справитися з цією проблемою і навчитися використовувати свій робочий час більш продуктивно?
Кожен день, коли ми приходимо на роботу, ми сповнені енергії та бажання зробити всі справи, вирішити всі проблеми, провести кілька зустрічей і т. д.
Однак наприкінці дня виявляється, що виконана тільки мала дещиця запланованого. І чим довше триває ця ситуація, тим менше ми віримо в те, що планувати справи потрібно, і менше довіряємо собі.
Для того щоб цього не допустити, скористайтеся наступними рекомендаціями.
1. Сконцентруйтеся. Приміром, визначте проміжок часу, протягом якого ви можете працювати, не відволікаючись: 30, 60 або 90 хвилин (в залежності від вашої самодисципліни). Як мінімум раз на день протягом цього часового інтервалу закривайте двері (якщо є така можливість), вимикайте телефон, не спілкуйтеся ні з ким з колег.
Зосередьтеся на справах, які вам потрібно виконати сьогодні, продумайте, що вам потрібно для того, щоб з ними впоратися. Сплануйте свої дії і приступайте до їх реалізації.
2. Визначте, в який час доби ви найбільш продуктивні. У кожного з нас це час індивідуально. Для того щоб зрозуміти, коли вам найкраще працюється, поспостерігайте за собою кілька днів, записуючи періоди часу, коли ви могли займатися справами, не відволікаючись, і ті, коли ви не могли змусити себе приступити до роботи.
Через кілька днів у вас вже буде достатньо інформації, щоб виявити тенденції і скласти список тимчасових проміжків, протягом яких ви найбільш продуктивні.
Плануючи свій день, виділяйте це час для виконання найбільш важливих завдань. А проміжки між ними заповнюйте телефонними дзвінками, рутинними справами, паперовою роботою і т. д.
3. Уникайте спілкування, якщо ви чимось зайняті. Якщо хтось із колег заходить у ваш кабінет, сідає біля вас і починає розмову, а ви зайняті важливою справою – не вступайте в розмову!
Швидше за все, ви втратите потрібний для роботи настрій і дорогоцінний час. Ввічливо скажіть, що не можете зараз спілкуватися і попросіть зайти пізніше (точно вкажіть, коли) або скажіть, що зайдете самі, коли звільнитеся.
Якщо вам здається, що цим ви скривдите людини – ви помиляєтеся. Адже, в кінцевому підсумку, йому теж напевно є чим зайнятися.
4. Слідкуйте за тим, скільки часу у вас забирають телефонні дзвінки. Кожен раз, коли вам хтось телефонує, і ви знімаєте трубку – це відволікає вас від роботи. Тому якщо ви займаєтеся чимось важливим – краще включити автовідповідач.
Якщо ж ви все ж зняли трубку – дізнайтеся, чого хоче співрозмовник, і, якщо справа не є терміновим, запишіть його контакти і скажіть, коли зможете йому передзвонити. Свої дзвінки плануйте заздалегідь і виділяйте час, щоб «повисіти на телефоні».
Інакше протягом дня ви будете періодично згадувати про необхідність комусь подзвонити і відволікатися від виконання інших завдань.
Порядок – ключ до успіху
Часом багатьом з нас здається, що працювати в офісі неможливо – адже тут усе відволікає
! Безладдя на столі, пил, стопки документів, серед яких ніколи не можна знайти потрібний – це лише короткий перелік відволікаючих факторів. Як же організувати свій офіс
таким чином, щоб він допомагав вам працювати, а не заважав цьому? Це не так складно, як здається.
Потрібно лише зробити кілька простих кроків:
1. Змініть своє ставлення. Запитайте себе: не втрапили у полон до стереотипу, який говорить: творчої особистості потрібен безлад? Чи справді вам комфортно перебувати в хаосі? Навряд чи.
Крім того, безлад на вашому столі і навколо нього створює не дуже гарне враження про вас у колег. Вони можуть думати, що ви неорганізована, а значить, безвідповідальна особа. Для того щоб уникнути цього, змініть своє ставлення до порядку.
Не піддавайтеся на власні відмовки, що у вас немає на це часу. Адже достатньо один раз створити зручну систему підтримки порядку, щоб надалі не витрачати на це час.
2. Проведіть весняне прибирання. Розберіть всі стопки зі старими документами. Все, що можна – викиньте у смітник, те, що вам може знадобитися – залиште. Але обов'язково придумайте, як зберігати ці документи таким чином, щоб при необхідності можна було швидко знайти потрібне.
Подумайте, що вам потрібно для виконання своїх повсякденних обов'язків? Тільки ці речі повинні бути на вашому столі. Все інше можна прибрати подалі діставати при необхідності. Потрібно також продумати систему зберігання документів, класифікацію їх по папках.
І вибрати місце (не занадто далеко від вашого столу, але і не ньому самому), де можна буде ці папки зберігати. Якщо протягом дня ви будете користуватися деякими папками, візьміть собі за правило в кінці дня обов'язково повертати їх на місце.
3. Кожен день виділяйте невеликий часовий проміжок (хвилин 10-15) для підтримання порядку. Якщо ви схильні забувати про дрібних справах – поставте собі нагадування на комп'ютері або мобільному телефоні.
4. Складайте списки. Маленькі відривні листочки зручні для того, щоб залишати повідомлення на столі у свого колеги, але не для складання списків справ. Плануйте в блокноті. Складайте список справ на день або на тиждень, сортуючи його по пріоритетності.
Позначайте дедлайни, нагадування, подробиці на зразок телефонних номерів. Тоді у вас під рукою буде вся необхідна інформація, що заощадить ваш час.
5. Забезпечте себе необхідними підручними засобами. Нерідко в офісі панує хаос із-за того, що колеги беруть зі столу один одного степлери, паперу, ручки і т. д., і власник вимушений витрачати час на пошуки своїх речей.
Постарайтеся забезпечити себе всім необхідним і попросіть колег відразу ж повертати речі на місце, якщо вони беруть їх на час.
6. Вивчайте новий програми. Приміром, дозволяють вам планувати свій день і ефективно управляти часом. Такі програми набагато зручніше в експлуатації, ніж звичайні блокноти.
Мистецтво відмови
Людині, яка не вміє відмовляти, досягти кар'єрних висот буде вкрай складно
, а то й неможливо. Адже він ризикує постійно витрачати свій час, допомагаючи іншим робити їх роботу, замість того щоб займатися своїми справами. Як же навчитися відмовляти колегам?
Крім втрати дорогоцінного часу, невміння відмовляти може вплинути на ваш емоційний стан. Фахівці стверджують, що якщо ми говоримо «так», коли хочемо сказати «ні», то зазнають стресу.
З часом це може вилитися в неприємні фізичні симптоми: головні болі, напруга м'язів спини, безсоння. Отже, вихід один – вчитися відмовляти.
Основна проблема при цьому – перестати відчувати почуття провини і не думати, що за вас, колеги можуть бути неприємності.
Зрештою, ви ж не винні в тому, що він не може самостійно впоратися зі своєю роботою. Втім, це не означає, що потрібно відмовляти в грубій формі.
Навпаки – потрібно оволодіти вмінням говорити «ні» чесно, відкрито і ввічливо. Ваш співрозмовник повинен зрозуміти, що ви відмовляєте не тому що відчуваєте до нього негативні почуття, а з-за того, що не можете виділити час для допомоги.
Для того щоб навчитися правильно говорити «ні», потрібно вивчити декілька варіантів відмови і використовувати їх у залежності від специфіки ситуації.
1. Пряме «ні». Якщо до вас звертається малознайомий чоловік з проханням, яка вам завідомо неприємна, краще відмовити відразу. Просто скажіть йому «ні, я не можу» - не пояснюючи, чому ви не можете і не вибачаючись.
2. Докладний «ні». Якщо для вас важливі почуття людини, яка звертається до вас з проханням, або ви боїтеся зіпсувати з ним стосунки, використовуйте цей варіант.
Скажіть, наприклад: «я розумію, як для тебе важливо здати звіт вчасно, але, на жаль, не зможу тобі допомогти». Зрозуміло, це має бути сказано дуже ввічливим тоном.
3. «Ні» з поясненням. Якщо ви знаєте, що ваш співрозмовник визнає тільки аргументовані відмови – скажіть «ні» і поясніть, чому ви не можете йому допомогти. Тільки не вдавайтеся до розмірковування і говоріть відверто – інакше колега подумає, що ви намагаєтеся придумати «відмазку».
Наприклад, скажіть так: «Я не можу допомогти тобі скласти звіт, тому що сьогодні ввечері йду на батьківські збори».
4. «Ні» з затримкою. Якщо ви знаєте, що в даний момент допомогти колезі не зможете, але не хочете говорити йому остаточне «ні», скажіть так: «Я не зможу допомогти тобі, але, можливо, у мене вийде зробити це наступного тижня».
Слідкуйте за тим, щоб не давати конкретних обіцянок. Ви лише даєте можливість колезі попросити вас про допомогу ще раз, а не обіцяєте допомогти йому.
5. «Ні» з альтернативою. Якщо ви прагнете у що б то не стало зберегти хороші відносини з колегою і бути хоч чим-небудь йому корисною, скажіть йому так: «Я не зможу допомогти тобі зі звітом, але якщо я можу допомогти тобі ще чим-небудь - звертайся».
6. Наполегливе «ні». Цей варіант потрібно використовувати в тому випадку, якщо ваш співрозмовник наполягає на своєму проханні і вмовляє вас допомогти йому, ігноруючи ваш відмову. Просто повторюйте «ні» стільки разів, скільки потрібно.
Наприклад: ваш діалог може виглядати так:
- Ти не могла б допомогти мені із звітом?
- Ні, вибач.
- Ну будь ласка, мені дуже потрібна твоя допомога.
- Ні, вибач, я не можу.
- Будь ласка, я не залишуся в боргу!
- Ні, вибач, я не зможу допомогти тобі.
І, нарешті, запам'ятайте: краще відразу чесно сказати «ні», ніж потім відкладати допомогу з-за постійної нестачі часу.
Повірте, у другому випадку набагато більш імовірно, що ваші стосунки з колегою зіпсуються всерйоз і надовго.
